Введение и цели вебинара 0:00 Вебинар посвящен управлению внутренними нормативно-техническими документами компании. Участники подготовили доклады по особенностям работы своих систем. Видео и схемы доступны на сайте.
Представление Владимира Репина 1:20 Владимир Репин, консультант, занимается проектами и тренингами. Недавно вышла книга по моделированию и регламентации. Использует программный продукт "Бизнес-студия" для регламентации.
Жизненный цикл документов 2:29 Документы проходят жизненный цикл от планирования до устаревания и отмены. Важна система работы с регламентами и стандартизация процессов. Процессный фреймворк управляет нормативными документами на всех этапах.
Философия непрерывных улучшений 3:24 Регламенты помогают развивать процессы. Философия основана на непрерывных улучшениях. Пример компании Toyota, где регламенты используются для совершенствования.
Новый процессный фреймворк 4:26 Новый фреймворк включает несколько процессов. Процессы: управление регламентацией, разработка, ввод в действие, размещение в архиве, уведомление сотрудников и другие. Каждый процесс расписан и реализован в нотации.
Процесс управления регламентацией 6:21 Участники: процессный офис, руководитель, бизнес-аналитики, процессный комитет. План работы основан на нормативах и трудоемкости. Реестр нормативных документов и ежеквартальная корректировка плана.
Разработка и корректировка нормативных документов 7:20 Регламенты создаются на основе моделей процессов. Верификация и валидация проекта регламента. Пробное тестирование и эксплуатация процесса.
Ввод нормативных документов в действие 9:25 Активное участие владельца процесса и руководителей подразделений. План ввода в действие включает ознакомление сотрудников и переходный период. План внедрения изменений через регламент.
Размещение документов в архиве и уведомления 10:58 Создание эффективной системы ознакомления сотрудников. Легкий доступ к нормативным документам через внутренний портал. Гипертекстовый формат и интеллектуальный поиск для быстрого нахождения документов.
Выдача учтенных копий 12:42 Использование бумажных копий документов на рабочих местах. Процесс выдачи, идентификации и изъятия учтенных копий. Важность четкого порядка и автоматизации процесса.
Контроль актуализации нормативных документов 13:40 Проблема просрочки сроков актуализации. Процесс контроля, чтобы ответственный не пропустил сроки. Важность своевременного внесения изменений и выпуска новой версии регламента.
Отмена нормативных документов 14:41 Процесс отмены нормативных документов. Завершение процесса изданием приказа и размещение в архиве. Связь процессов в единый фреймворк.
Анализ использования нормативных документов 15:39 Важность процесса анализа использования документов. Методы анализа: анкетирование сотрудников, анализ использования на портале, анализ результатов аудитов. Формирование отчета и выводы для улучшения системы стандартизации.
Обучение и аттестация по ВНД 17:50 Процесс обучения и аттестации персонала. Разработка контрольных вопросов для проверки знаний. Важность единой системы обучения и аттестации.
Контроль исполнения нормативных документов 18:48 Регулярная проверка требований регламентов руководителями. Вовлечение линейных руководителей в разработку стандартов. Цикл непрерывного улучшения на базе стандартов.
Автоматизация процессов и регламентация 20:19 Автоматизация не вытесняет регламентацию. Важность понимания методики выполнения задач. Автоматизация не заменяет необходимость в методиках и инструкциях.
Проблемы автоматизации документооборота 22:14 Автоматизация документооборота часто приводит к выпадению из процесса. Необходим четкий регламент работы с документами, чтобы избежать бардака. Не все показатели процесса можно собрать в BPMS, поэтому важно фиксировать их в регламенте.
Важность регламентации 23:13 Автоматизация требует времени и денег, а работать нужно сейчас. Регламент необходим для обучения и аттестации сотрудников. Регламент объединяет процессы, выполняемые в разных информационных системах.
Преимущества регламентации 24:11 Регламент обеспечивает единое понимание процесса всеми заинтересованными сторонами. Возможность непрерывного совершенствования процесса на базе регламента. Фреймворк доступен в виде статьи и схем для сравнения и развития систем.
Вопросы и ответы 25:51 Вопросы о разнице между процессными и структурными документами. Регламентацию лучше запускать после внедрения изменений и анализа эффективности. Контроль исполнения можно проводить через фиксацию в журнале или электронном формате.
Детализация регламента 29:45 В регламенте нужно фиксировать показатели, методики расчета и аналитические разрезы. Регламент может быть многоуровневым, в зависимости от сложности процесса. Методики расчета показателей лучше выносить в отдельные документы.
Рекомендации для процессного комитета 31:19 Рекомендация прочитать книги по BPM, такие как "Быстрее, лучше, дешевле" и "Девять шагов к эффективности бизнес-процессов". Автоматизация бизнес-процессов необходима для Лоу-Кода. При согласовании процессов важна четкая позиция топ-менеджмента для мотивации руководителей.
